Was versteht man unter Cost per Hire? Welche Einflussfaktoren gibt es

Was die Kennzahl eigentlich zeigt

Cost per Hire, ist eine einfache Rechnung: Alle Kosten, die für die Besetzung offener Stellen in einem bestimmten Zeitraum entstanden sind, geteilt durch die Anzahl der Einstellungen in diesem Zeitraum. Das Ergebnis ist eine Zahl in Euro, die zeigt, was eine durchschnittliche Einstellung kostet.

Die Kennzahl klingt nach Buchhaltung, ist aber vor allem ein Steuerungsinstrument. Sie zeigt nicht, ob eine Stelle gut oder schlecht besetzt wurde, sondern was der Weg dorthin gekostet hat. Ein niedriger Wert ist nicht automatisch gut, wenn die Einstellung nach drei Monaten wieder geht. Ein hoher Wert ist nicht automatisch schlecht, wenn dafür eine schwer zu findende Fachkraft langfristig bleibt. Wer nur auf die Zahl schaut, ohne die Qualität der Einstellung mitzudenken, optimiert am falschen Ende.

Was in die Rechnung gehört

Zwei Kostenblöcke werden meist unterschieden. Externe Kosten sind das, was nach außen fließt: Stellenanzeigen, Personalvermittler, Recruiting Software, Hintergrundchecks, Reisekosten für Bewerbungsgespräche. Interne Kosten sind das, was intern gebunden wird: die Arbeitszeit der Personen, die Lebensläufe sichten, Interviews führen, Onboarding vorbereiten. Gerade dieser zweite Block wird in kleinen Firmen oft vergessen, weil niemand eine Stunde Zeit gegen Geld aufrechnet, die die Chefin oder der Teamleiter für ein Gespräch investiert hat.

Was in vielen Berechnungen fehlt und fehlen sollte, weil es keine reinen Einstellungskosten sind: Gehalt der neuen Person, Einarbeitungskosten über die reine Anlaufphase hinaus, allgemeine Ausstattung wie Laptop oder Schreibtisch. Diese Abgrenzung ist wichtig, sonst vergleicht man am Ende Äpfel mit Birnen, wenn man Werte zwischen Abteilungen oder Jahren gegenüberstellt.

Die Einflussfaktoren, die den Wert nach oben oder unten treiben

Mehrere Faktoren bestimmen, warum die Kosten pro Einstellung stark schwanken können, auch innerhalb derselben Firma.

Die Art der Stelle spielt eine grosse Rolle. Eine Fachkraft mit seltenem Profil verursacht meist höhere Kosten, weil länger gesucht, mehr geschaltet und öfter nachverhandelt wird. Eine Stelle mit vielen passenden Bewerbern ist günstiger zu besetzen.

Der Rekrutierungsweg wirkt sich direkt aus. Eine Einstellung über Empfehlung oder aus dem eigenen Netzwerk kostet fast nichts an externen Ausgaben. Eine Einstellung über einen Personalvermittler kann schnell einen spürbaren Anteil des Jahresgehalts kosten.

Die Dauer des Prozesses treibt die internen Kosten. Je länger eine Stelle offen bleibt, desto mehr Arbeitszeit fliesst in wiederholte Interviews, Abstimmungen und Nachfassen. Ein schlanker, klar strukturierter Prozess spart hier oft mehr als jede Anzeige.

Die Grösse und Reife der internen Prozesse beeinflusst ebenfalls das Ergebnis. Wer keine feste Vorlage für Stellenanzeigen, keine klare Interviewstruktur und keine Checkliste für das Onboarding hat, erfindet bei jeder Einstellung das Rad neu. Das kostet Zeit, und Zeit ist in der Rechnung bares Geld.

Und nicht zuletzt: die Arbeitsmarktlage. In Berufsfeldern mit wenig verfügbaren Fachkräften steigen die Kosten pro Einstellung branchenweit, unabhängig davon, wie gut ein einzelner Betrieb aufgestellt ist. Das gilt in beiden Ländern gleichermassen, auch wenn sich einzelne Berufsfelder regional unterschiedlich entwickeln können.

Warum kleine Arbeitgeber die Zahl anders lesen müssen

In einem Konzern mit hunderten Einstellungen pro Jahr ergibt ein Durchschnittswert Sinn, weil sich Ausreisser gegenseitig ausgleichen. In einem Betrieb mit fünf, zehn oder zwanzig Mitarbeitenden sieht eine einzige schwierige Besetzung die gesamte Statistik verzerren. Eine Führungsposition, die über einen Vermittler besetzt wurde, kann den Durchschnittswert eines ganzen Jahres nach oben ziehen, obwohl alle anderen Stellen günstig besetzt wurden.

Für kleine Arbeitgeber ist die Kennzahl deshalb weniger ein Vergleichswert gegenüber anderen Firmen und mehr ein Werkzeug für die eigene Entwicklung über die Zeit. Die spannende Frage ist nicht: Sind wir teurer als der Wettbewerb? Sondern: Werden wir von einer Einstellung zur nächsten besser oder schlechter?

Zusätzlich gilt: In kleinen Betrieben steckt ein grosser Teil der Kosten in der Zeit der Führungskraft selbst. Wenn die Geschäftsführung zwei Tage mit Bewerbungsgesprächen verbringt, ist das ein echter, oft unterschätzter Kostenblock, der bei grösseren Firmen von spezialisierten Recruiting Teams getragen wird.

Was ein kleiner Arbeitgeber diese Woche konkret tun sollte

Der erste Schritt ist nicht die perfekte Formel, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme. Nimm die letzten drei bis fünf Einstellungen und schreibe auf, was jede davon tatsächlich gekostet hat: Anzeigenkosten, Vermittlergebühren, geschätzte Arbeitszeit aller Beteiligten in Stunden mal Stundensatz. Das ist unbequem, weil es Zeit braucht, aber es zeigt zum ersten Mal ein reales Bild statt eines Gefühls.

Danach lohnt sich ein Blick auf die Streuung. Welche Einstellung war günstig, welche teuer, und warum? Meist liegt die Antwort nicht bei der Anzeige, sondern beim Prozess: zu viele Interviewrunden, zu späte Rückmeldung an Bewerbende, keine klare Entscheidungsstruktur, wer am Ende zusagt.

Ein einfacher, wiederholbarer Ablauf für Ausschreibung, Sichtung und Interview senkt die internen Kosten oft stärker als jede Verhandlung mit einem Anbieter. Eine Checkliste, die einmal erstellt und danach nur noch angepasst wird, verhindert, dass jede Stelle wieder von null gedacht wird.

Ausserdem lohnt sich der ehrliche Vergleich zwischen Eigenrekrutierung und externer Unterstützung. Ein Vermittler ist teuer pro Fall, kann aber bei einer schwer zu besetzenden Stelle günstiger sein als Wochen gebundener interner Zeit ohne Ergebnis. Diese Rechnung sollte pro Stelle neu gemacht werden, nicht pauschal.

Was die Kennzahl nicht zeigt

Cost per Hire sagt nichts über die Qualität der Einstellung, über die spätere Zufriedenheit oder darüber, wie lange jemand bleibt. Wer die Kosten senkt, indem er Interviews kürzt oder die Sorgfalt bei der Auswahl reduziert, verschiebt die Kosten nur in die Zukunft, etwa als Kosten einer erneuten Suche nach kurzer Zeit. Eine niedrige Zahl ist deshalb nur dann ein gutes Zeichen, wenn gleichzeitig die Einstellungen halten und passen. Beide Werte gehören zusammen betrachtet, sonst zeigt die Kennzahl nur die halbe Wahrheit.