Wann sollte die erste HR - Rolle besetzt werden? Die Magische zahl...

Die Frage, die immer zu spät kommt

Ein Betrieb, acht Mitarbeiter, gute Stimmung, alles läuft. Dann kommt die dritte Neueinstellung, ein junger Mensch direkt aus der Ausbildung. Erster Tag: kein fester Platz, weil der alte Schreibtisch noch mit Umzugskisten vollsteht. Die Chefin erklärt kurz die Kaffeemaschine, dann muss sie in ein Kundengespräch. Die Kollegin, die eigentlich einarbeiten sollte, hat selbst gerade drei Baustellen offen und keine Zeit. Also sitzt der Neue da, mit Ausbildungszeugnis in der Tasche, und sortiert erstmal Ordner um, weil das wenigstens niemand falsch machen kann.

Nach zwei Wochen fragt ihn keiner mehr, wie es ihm geht. Er macht halt mit.

So eine Geschichte hört man in kleinen Firmen ständig, in leicht unterschiedlichen Varianten. Nicht aus bösem Willen. Sondern weil sich nie jemand hingesetzt hat und gefragt hat: ab wann brauchen wir eigentlich jemanden, der sich um genau solche Dinge kümmert?

Warum es keine magische Zahl gibt, aber ein Muster

Die ehrliche Antwort: eine feste Zahl gibt es nicht. Fünf Mitarbeiter, zwanzig, fünfzig, das hängt zu stark davon ab, wie unterschiedlich die Aufgaben sind und wie viel Erfahrung die Leute mitbringen.

Was es aber gibt, ist ein Muster, das ich in zwölf Jahren quer durch alle Betriebsgrößen immer wieder gesehen habe. Die ersten ein, zwei Mitarbeiter sind oft eine Assistenz und eine erfahrene Fachkraft. Beide wissen meistens selbst, was zu tun ist, oder holen sich kurz Bescheid beim Chef. Das läuft nebenbei.

Der Bruch kommt oft bei Mitarbeiter Nummer drei. Weil da häufig jemand dazukommt, der frisch aus der Ausbildung oder aus dem Studium kommt und noch keine eigene Routine hat. Der braucht keine komplizierte Personalabteilung. Der braucht jemanden, der ihm sagt, was seine Aufgabe ist, wer ihn vertritt, wenn er krank ist, und an wen er sich wendet, wenn er nicht weiterweiß.

Fehlt das, passiert etwas, das ich immer wieder erlebt habe: Uni Abschluss in der Tasche, und dann darf man Telefon abnehmen und Schlüsselanhänger einfädeln, weil das gerade so anfällt. Nicht, weil die Aufgabe falsch wäre. Sondern weil niemand geregelt hat, was diese Person eigentlich tun soll und wer dafür verantwortlich ist, dass sie es lernt.

Woran man merkt, dass man schon zu lange gewartet hat

Es gibt ein paar Anzeichen, die sich in fast jedem Betrieb gleichen, in dem diese erste Struktur fehlt.

Mitarbeiter wissen nicht genau, was von ihnen erwartet wird, und improvisieren. Fehler passieren, dafür gibt es Ärger, aber niemand hat vorher gesagt, wie es richtig gegangen wäre. Zwischen den Leuten entsteht ein stilles Wettrennen, jeder will dem Chef zeigen, dass er der Bessere ist, weil unklar ist, wer wofür zuständig ist und woran man gemessen wird. Und irgendwann kündigen genau die Mitarbeiter, die man am wenigsten verlieren will, weil sie sich woanders eine Umgebung suchen, in der klarer ist, woran sie sind.

Das Fatale daran: von außen sieht das oft wie ein Motivationsproblem aus. Von innen ist es meistens ein Strukturproblem. Menschen geben nicht auf, weil die Arbeit zu schwer ist. Sie geben auf, weil sie das Gefühl haben, mit ihren Fragen allein zu sein.

Was ein kleiner Arbeitgeber jetzt tun kann, ganz ohne HR Abteilung

Die gute Nachricht: das braucht am Anfang keine eigene Stelle und kein kompliziertes System. Es braucht ein paar klare Antworten, die aufgeschrieben sind, statt jedes Mal neu erfunden zu werden.

Wer ist die feste Ansprechperson für neue Mitarbeiter, an ihrem ersten Tag und in den ersten Wochen. Nicht irgendjemand, der gerade Zeit hat, sondern eine Person, die vorher weiß, dass sie diese Rolle hat.

Was muss vor dem ersten Arbeitstag fertig sein. Zugänge, ein Platz zum Arbeiten, die wichtigsten Unterlagen. Das lässt sich auf einer Seite als kleine Checkliste festhalten, die man einfach beim nächsten Neuzugang wieder durchgeht.

Wer vertritt wen, wenn jemand krank oder im Urlaub ist. Diese eine Frage verhindert erstaunlich viel Chaos, weil sonst in solchen Momenten alles auf einer Person landet, die eigentlich mit etwas ganz anderem beschäftigt ist.

Wer ist wofür zuständig, besonders wenn es mehrere Chefs oder Führungskräfte gibt. Nichts verunsichert neue Mitarbeiter mehr, als von zwei Seiten unterschiedliche Anweisungen zu bekommen und selbst herausfinden zu müssen, wer am Ende recht hat.

Und ganz praktisch: wie werden Urlaubsanträge oder Krankmeldungen gehandhabt. Eine einfache, für alle gleiche Lösung erspart am Ende beiden Seiten Nachfragen und Missverständnisse.

Das ist keine Bürokratie. Das ist die Grundausstattung, mit der ein Mensch am ersten Tag merkt, dass jemand mit ihm gerechnet hat.

Der Unterschied für den Menschen, der neu dazukommt

Wenn ich mir die guten und die schlechten ersten Tage anschaue, die ich in zwölf Jahren gesehen habe, liegt der Unterschied selten am Gehalt oder an der Ausstattung des Büros. Er liegt daran, ob jemand am ersten Tag das Gefühl hat, erwartet worden zu sein, oder ob er sich seinen Platz erst suchen muss.

Struktur ist dabei kein Widerspruch zu einem kleinen, familiären Betrieb. Sie ist genau das, was diesen Betrieb für neue Menschen tragbar macht, wenn er wächst und nicht mehr jeder alles im Kopf behalten kann.

Man muss dafür keine Personalabteilung gründen. Man muss nur früh genug anfangen, die paar Fragen zu klären, die sonst später als Kündigung zurückkommen.

Ab wie vielen Leuten hat sich bei euch das erste Mal die Frage gestellt, wer sich eigentlich um genau diese Dinge kümmert?