Für 2026 wurden wieder einige gesetzliche Änderungen im Steuerrecht beschlossen, die den Bereich der Personalverrechnung betreffen.

Warum sich in der Personalverrechnung jedes Jahr etwas bewegt

In Österreich ändern sich zum Jahreswechsel routinemäßig eine ganze Reihe von Werten, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wichtig sind. Das liegt vor allem an der automatischen Inflationsanpassung, die seit der Steuerreform eingeführt wurde und im HR-Alltag oft als Abschaffung der kalten Progression bezeichnet wird. Kalte Progression heißt vereinfacht: Wenn Gehälter wegen der Inflation steigen, aber die Steuertarifstufen gleich bleiben, zahlen Beschäftigte real mehr Steuer, ohne dass sich an ihrem Gesetz etwas geändert hat. Um das abzufedern, werden bestimmte Werte jedes Jahr automatisch an die Teuerung angepasst. Für 2026 bedeutet das: mehrere Grenzwerte, die in der Personalverrechnung täglich gebraucht werden, verschieben sich wieder ein Stück nach oben. Welche das konkret sind und worauf Unternehmen jetzt schon achten sollten, ordnen wir hier ein.

Sozialversicherungswerte: Geringfügigkeit und Höchstbeitragsgrundlage

Zwei Werte aus der Sozialversicherung prägen die Personalverrechnung jedes Jahr neu: die Geringfügigkeitsgrenze und die Höchstbeitragsgrundlage. Die Geringfügigkeitsgrenze legt fest, ab welchem Monatsverdienst ein Dienstverhältnis voll sozialversicherungspflichtig wird. Liegt der Verdienst darunter, fallen nur bestimmte Abgaben an, etwa die Unfallversicherung. Die Höchstbeitragsgrundlage wiederum deckelt, bis zu welchem Einkommen überhaupt Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Beide Werte werden jährlich von der Österreichischen Gesundheitskasse beziehungsweise durch Verordnung neu festgesetzt und orientieren sich an der Entwicklung der Löhne im Vorjahr.

Für 2026 stehen diese Werte zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht in einer Form vor, die man ohne Quelle einfach übernehmen sollte. Wichtig für die Praxis ist weniger die exakte Zahl als der Zeitpunkt: Die neuen Werte werden regelmäßig im Spätherbst veröffentlicht und gelten ab 1. Jänner. Wer geringfügige Dienstverhältnisse führt oder Gehälter nahe der Höchstbeitragsgrundlage hat, sollte diesen Termin im Kalender haben und die Abrechnungssoftware rechtzeitig aktualisieren lassen, statt mit den Werten des Vorjahres weiterzurechnen.

Lohnsteuertarif und Absetzbeträge

Auch der Einkommensteuertarif selbst ist von der automatischen Anpassung betroffen. Die Grenzen der Tarifstufen, ab denen ein höherer Steuersatz greift, werden jedes Jahr um einen gesetzlich festgelegten Prozentsatz der Inflation angehoben. Das Gleiche gilt für eine Reihe von Absetzbeträgen, etwa den Verkehrsabsetzbetrag oder den Familienbonus Plus. Ein Teil der Inflationsanpassung fließt automatisch in diese Werte, ein weiterer Teil kann vom Gesetzgeber gezielt verteilt werden, etwa für einzelne Absetzbeträge stärker als für andere.

Für die Personalverrechnung heißt das konkret: Die Lohnsteuertabellen, die in der Abrechnungssoftware hinterlegt sind, müssen zum Jahreswechsel ausgetauscht werden. Das passiert in der Regel automatisch über Updates der Lohnverrechnungsprogramme, aber wer eigene Berechnungstools oder Excel-Vorlagen im Einsatz hat, muss das selbst nachziehen. Ein häufiger Fehler in der Praxis ist, dass alte Tarifgrenzen über Jänner hinaus weiterverwendet werden, weil das Update erst verspätet eingespielt wird. Das fällt oft erst beim Jahresausgleich der Mitarbeitenden auf, dann aber unangenehm.

Sachbezüge: Dienstwagen und Elektromobilität

Ein Bereich, der in der Personalverrechnung immer wieder für Rückfragen sorgt, sind Sachbezugswerte, also der geldwerte Vorteil, den Mitarbeitende durch private Nutzung von Firmenleistungen haben, zum Beispiel einen Dienstwagen. Bei klassischen Verbrennerfahrzeugen wird ein Prozentsatz des Anschaffungswerts als Sachbezug angesetzt, gestaffelt nach CO2-Ausstoß. Rein elektrische Fahrzeuge sind davon ausgenommen, für sie fällt kein Sachbezug an. Diese Grundlogik gilt seit einigen Jahren unverändert, aber die CO2-Grenzwerte, die bestimmen, ab wann ein Fahrzeug in die höhere Sachbezugsstufe fällt, werden regelmäßig verschärft, weil die Fahrzeugflotte im Schnitt sauberer wird und der Gesetzgeber nachzieht.

Ob und in welcher Form sich diese Grenzwerte für 2026 ändern, ist ein Punkt, den Unternehmen mit Fuhrpark im Blick behalten sollten, gerade wenn gerade neue Dienstwagen bestellt werden. Eine Falscheinstufung wirkt sich direkt auf die Lohnverrechnung und auf die Nettoauszahlung der Mitarbeitenden aus und lässt sich im Nachhinein nur mühsam korrigieren.

Pendlerpauschale, Homeoffice und weitere laufende Werte

Neben Tarif und Sozialversicherung gibt es eine Reihe kleinerer, aber im Alltag wichtiger Werte, die ebenfalls der jährlichen Anpassung unterliegen können. Dazu zählen etwa das Kilometergeld, das Homeoffice-Pauschale, das Beschäftigten für Arbeitstage von zu Hause steuerfrei ausbezahlt werden kann, und diverse Freibeträge bei Diäten und Reisekosten. Diese Werte ändern sich nicht jedes Jahr zwingend, aber sie werden regelmäßig überprüft, und wenn sich etwas tut, dann meist zum Jahreswechsel.

Für die Praxis bedeutet das, dass eine Lohnverrechnung, die auf einem Jahresrhythmus aufgebaut ist, robuster ist als eine, die Werte nur bei Bedarf aktualisiert. Ein fixer Termin im November oder Dezember, an dem alle relevanten Werte für das kommende Jahr gesammelt und mit der Software oder dem Lohnverrechner abgeglichen werden, erspart im Jänner viel Nacharbeit.

Was das für Unternehmen konkret heißt

Die einzelnen Änderungen für 2026 im Detail sind zum jetzigen Zeitpunkt teils noch nicht final veröffentlicht, weil viele Werte erst kurz vor Jahresende per Verordnung festgelegt werden. Das ist kein Zufall, sondern liegt daran, dass die Berechnungsgrundlagen, etwa die Inflationsrate eines bestimmten Beobachtungszeitraums, erst spät im Jahr feststehen. Wer die Lohnverrechnung intern führt, sollte deshalb eine feste Routine haben: die offiziellen Veröffentlichungen der Österreichischen Gesundheitskasse und des Finanzministeriums im November und Dezember verfolgen, die Abrechnungssoftware rechtzeitig updaten und bei Unsicherheiten lieber einmal zu viel nachfragen als eine falsche Zahl über Monate mitzuschleppen.

Was in jedem Fall bleibt: Die Mechanik der jährlichen Anpassung ist mittlerweile Routine geworden. Genau das macht sie tückisch, weil sie leicht als reine Formsache abgetan wird. Für Mitarbeitende macht es aber einen spürbaren Unterschied, ob ihre Abrechnung mit aktuellen Werten läuft oder mit denen aus dem Vorjahr. Wer das im Blick behält, erspart sich Korrekturen, Rückfragen und im schlimmsten Fall Nachzahlungen, die sich leicht vermeiden lassen.