Fake Work: so geht HR vor

Was Fake Work eigentlich ist

Fake Work ist Aktivität ohne Fortschritt. Jemand ist ständig in Meetings, schreibt viele Nachrichten, aktualisiert Status, wirkt beschäftigt, und am Ende der Woche ist trotzdem nichts fertig, was vorher nicht fertig war. Das ist kein moralisches Problem und meist auch keine böse Absicht. Es ist ein Symptom dafür, dass unklar ist, was eigentlich als Ergebnis zählt. Wenn niemand sagt, wie ein fertiges Ergebnis aussieht, wird Beschäftigung zum Ersatzziel. Man sieht dann viel Bewegung, aber wenig Richtung.

Für kleine Arbeitgeber ist das besonders teuer, weil jede Person mehr Gewicht hat. Wenn in einem Team von sechs Personen zwei die meiste Zeit mit Abstimmung über Abstimmung verbringen, merkt man das sofort im Ergebnis, nicht erst in einer Statistik.

Warum es entsteht

Fake Work ist selten ein Charakterfehler, sondern fast immer eine Systemfolge. Drei Ursachen kommen in kleinen Unternehmen am häufigsten vor.

Erstens: zu viele Prioritäten gleichzeitig. Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig, und Mitarbeitende füllen die Zeit mit dem, was am dringendsten wirkt, statt mit dem, was am wichtigsten ist.

Zweitens: Sichtbarkeit wird belohnt, nicht Ergebnis. Wer schnell auf Chat antwortet und viel in Meetings redet, wirkt engagiert. Wer konzentriert an einer Sache arbeitet und dabei offline ist, wirkt abwesend. Führungskräfte, die das nicht bewusst gegensteuern, erziehen ihr Team unbeabsichtigt zu Beschäftigungstheater.

Drittens: Unsicherheit. Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, ihre Stelle sei nicht sicher, oder wenn unklar ist, wonach sie beurteilt werden, ist es naheliegend, möglichst viel Aktivität zu zeigen, weil Aktivität leichter sichtbar zu machen ist als Wirkung.

Woran man es erkennt, ohne zu überwachen

Der Reflex, Fake Work mit Überwachungssoftware aufzudecken, führt selten zu einem besseren Ergebnis und schafft neue Probleme. Der bessere Weg ist, regelmäßig nach dem fertigen Ergebnis zu fragen, nicht nach dem Status.

Ein paar Muster sind ziemlich verlässliche Warnzeichen. Statusmeetings, in denen viel berichtet, aber selten etwas entschieden wird. To-do-Listen, die von Woche zu Woche länger werden statt kürzer. Aufgaben, die als "in Arbeit" markiert sind, aber seit Wochen keinen sichtbaren Fortschritt zeigen. Und die einfachste Prüfung: Wenn Sie eine Person bitten, das eine Ergebnis der letzten Woche zu zeigen, und die Antwort ausweicht auf das, was alles "gerade läuft", ist das ein Hinweis, genauer hinzuschauen.

Wichtig dabei: Ein einzelner ruhiger Tag oder eine Phase mit wenig sichtbarem Output ist kein Beweis für irgendetwas. Es geht um Muster über Wochen, nicht um Momentaufnahmen.

Was ein kleiner Arbeitgeber jetzt konkret tun kann

Der wirksamste Hebel liegt nicht bei der einzelnen Person, sondern bei der Struktur der Arbeit selbst.

Definieren Sie pro Woche oder Monat wenige, klare Ziele, mit dem Team gemeinsam, nicht nur für sich als Führungskraft. Drei Ziele, die jeder benennen kann, sind mehr wert als eine Liste mit zwanzig Punkten, die niemand mehr im Kopf hat.

Fragen Sie in Meetings nach dem Ergebnis, nicht nach dem Fortschritt. Statt "Wie läuft es mit dem Projekt" lieber "Was ist diese Woche fertig geworden, das letzte Woche noch nicht fertig war". Diese kleine Formulierungsänderung zwingt zu konkreten Antworten und macht Ausweichen sichtbar, ohne dass Sie jemanden bloßstellen müssen.

Reduzieren Sie die Zahl der Meetings, bevor Sie über die Leistung einzelner Personen urteilen. Oft ist Fake Work eine rationale Reaktion auf einen Kalender, der so voll ist, dass konzentrierte Arbeit gar keinen Platz mehr hat. Ein Team, das den halben Tag in Abstimmungen sitzt, kann in der verbleibenden Zeit kaum etwas fertigstellen, egal wie motiviert es ist.

Definieren Sie für wiederkehrende Aufgaben, was "fertig" bedeutet. Viele Missverständnisse entstehen, weil eine Person eine Aufgabe für abgeschlossen hält, sobald sie einmal bearbeitet wurde, während die Führungskraft ein anderes Ergebnis erwartet hatte. Ein kurzer, schriftlicher Satz pro Aufgabentyp reicht meist schon.

Und: Gehen Sie das persönliche Gespräch nicht als Vorwurf an, sondern als Klärung. Wenn Sie bei einer Person ein wiederholtes Muster sehen, sprechen Sie direkt an, was Sie beobachtet haben, konkret und ohne Umweg, und fragen Sie nach der Sicht der anderen Seite. Häufig stellt sich heraus, dass die Prioritäten nie klar kommuniziert waren oder dass die Person mit zu vielen widersprüchlichen Erwartungen jongliert. Manchmal liegt es aber tatsächlich an mangelndem Einsatz. Beide Fälle brauchen ein klares, terminiertes Gespräch über Erwartungen, nicht sofort eine Konsequenz.

Wo Vorsicht angebracht ist

Der Wunsch, Fake Work mit technischer Überwachung sichtbar zu machen, also Bildschirmzeit, Tastaturaktivität oder Online-Status systematisch auszuwerten, ist verständlich, aber riskant. Solche Systeme berühren Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden und in vielen Fällen auch Mitbestimmungsrechte von Betriebsrat oder Personalvertretung. Wie weit das im Einzelfall reicht und was zulässig ist, hängt stark von der konkreten Ausgestaltung ab und ist eine Frage, die wir hier nicht abschließend beantworten können und wollen. Wenn Sie über den Einsatz von Überwachungssoftware nachdenken, holen Sie sich dazu unbedingt eine fachkundige Einschätzung, bevor Sie etwas einführen, das sich später nur schwer zurücknehmen lässt.

Genauso wenig ist Fake Work ein Grund, vorschnell eine Kündigung auszusprechen. Auch hier gilt: Die rechtlichen Anforderungen an eine Trennung wegen Minderleistung sind hoch und unterscheiden sich je nach Situation deutlich. Das ist kein Feld für schnelle Entscheidungen ohne Beratung.

Der eigentliche Punkt

Fake Work ist meist kein Zeichen von schlechten Mitarbeitenden, sondern von unklaren Erwartungen. Wer als kleiner Arbeitgeber jetzt handelt, fängt nicht bei Kontrolle an, sondern bei Klarheit: wenige Ziele, klare Definition von fertig, ehrliche Fragen nach Ergebnissen statt nach Status. Das ist unspektakulär, aber es ist der Teil, der tatsächlich in der eigenen Hand liegt, ohne rechtliches Risiko und ohne Vertrauen zu zerstören, das man später wieder braucht.