E-Rechnung Pflicht 2027: Das wichtigste auf einem Blick

E-Rechnungspflicht ab 2027: Was Ihr Unternehmen jetzt wissen muss

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen läuft in Deutschland längst und 2027 wird sie für viele Unternehmen zur Pflicht. In meiner Arbeit sehe ich immer wieder, wie leicht solche Stichtage im Tagesgeschäft untergehen, bis es plötzlich eng wird. Deshalb fasse ich hier für Sie zusammen, was gilt, für wen es gilt und was Sie am besten schon heute vorbereiten.

Worum es geht: Was eine E-Rechnung wirklich ist

Gleich vorweg, weil hier die meisten Missverständnisse entstehen: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Sie ist dafür gemacht, direkt von einem System ins andere zu wandern – ohne dass jemand Zahlen von Hand abtippt.

Zulässig sind unter anderem:

• XRechnung (ein reines XML-Format)
• ZUGFeRD ab Version 2.x (ein hybrides Format: ein PDF fürs Auge, mit eingebettetem XML für die Maschine)

Ein einfaches PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen die Anforderung dagegen nicht – auch wenn genau das viele zunächst annehmen.

Der Zeitplan: Wer ab wann muss

Die Pflicht kommt in Stufen. Zwei Dinge sind entscheidend: ob Sie E-Rechnungen empfangen oder ausstellen – und wie hoch Ihr Umsatz ist.

Seit 1. Januar 2025 – Empfang ist für alle PflichtJedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können, unabhängig von Größe, Rechtsform oder Umsatz. Diese Stufe gilt also bereits. Ein funktionierender Empfangsweg muss vorhanden sein – anfangs reicht dafür in der Praxis ein E-Mail-Postfach.

Ab 1. Januar 2027 – Ausstellungspflicht für größere UnternehmenUnternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen inländische B2B-Rechnungen dann zwingend als E-Rechnung ausstellen. Papier und einfache PDFs sind für diese Gruppe nicht mehr zulässig.

Ab 1. Januar 2028 – Ausstellungspflicht für alleAb diesem Zeitpunkt gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich – auch für kleinere mit einem Umsatz unter 800.000 Euro.

Für wen die Pflicht gilt – und für wen nicht

Betroffen ist der inländische B2B-Bereich, also Geschäfte zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

Ausgenommen oder gesondert geregelt sind unter anderem:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) – hier gibt es keine E-Rechnungspflicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie bestimmte Fahrausweise.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
• Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit – die Empfangspflicht seit 2025 gilt aber grundsätzlich auch für sie.

Was ich Ihnen empfehle: die nächsten Schritte

Auch wenn Ihre Ausstellungspflicht erst 2027 oder 2028 greift – aus Erfahrung rate ich, früh anzufangen. Die Umstellung berührt Prozesse, Software und Buchhaltung gleichzeitig, und genau solche Themen brauchen einen Vorlauf, den man sich im Alltag selten kurzfristig nimmt.

1. Empfang sicherstellen (falls noch offen). Diese Pflicht gilt bereits. Prüfen Sie, ob Sie eingehende E-Rechnungen sauber empfangen, lesen und archivieren können.
2. Umsatzgrenze einordnen. Klären Sie, ob Sie über oder unter der 800.000-Euro-Grenze liegen. Das entscheidet, ob Sie 2027 oder erst 2028 ausstellen müssen.
3. Software prüfen. Kann Ihr Rechnungs- oder ERP-System XRechnung bzw. ZUGFeRD erzeugen und verarbeiten? Sprechen Sie früh mit Ihrem Anbieter über Updates und Zeitpläne.
4. Archivierung mitdenken. E-Rechnungen müssen GoBD-konform, also im Originalformat und revisionssicher, aufbewahrt werden. Ein PDF-Ausdruck reicht nicht.
5. Prozesse und Team vorbereiten. Legen Sie fest, wer künftig für Erstellung, Prüfung und Freigabe zuständig ist – und schulen Sie die Beteiligten rechtzeitig.
6. Stammdaten sauber halten. Strukturierte Formate verzeihen keine Lücken. Vollständige, korrekte Kunden- und Rechnungsdaten sind die Voraussetzung für eine fehlerfreie Übermittlung.

Größer gedacht: ein Baustein der digitalen Verwaltung

Die E-Rechnungspflicht steht für mich nicht für sich allein. Sie ist Teil einer Bewegung, die gerade sämtliche verwaltenden Bereiche eines Unternehmens erfasst – von der Buchhaltung bis in die Personalarbeit. Überall gilt dasselbe Prinzip: weg von manuellen Medienbrüchen, hin zu strukturierten Daten, die direkt von System zu System wandern.

Wer das an einer Stelle durchdacht angeht, erkennt das Muster an anderer Stelle wieder. Genau dieselbe Logik prägt gerade die Lohn- und Personalverrechnung: Auch hier lösen strukturierte, integrierte Prozesse die alte Handarbeit ab, etwa wenn Meldungen direkt aus der Software an die Behörde gehen, statt über ein zusätzliches Programm und mühsames Nacharbeiten. Das Ergebnis ist in beiden Welten dasselbe – weniger Fehler, mehr Transparenz und deutlich weniger Zeit, die in Routine versickert.

Für Sie heißt das: Die Umstellung auf die E-Rechnung ist eine gute Gelegenheit, den Blick zu weiten. Wo wird in Ihrem Betrieb noch von Hand übertragen, kopiert und nachkontrolliert – in der Buchhaltung, im HR, in der Payroll? Meist lohnt es sich, diese Bereiche zusammen zu denken, statt jede Pflicht einzeln abzuarbeiten.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Ankündigung mehr: Die Empfangspflicht gilt seit 2025, ab 2027 wird das Ausstellen für umsatzstärkere Unternehmen verbindlich. Wer die Umstellung früh angeht, vermeidet Zeitdruck kurz vor dem Stichtag – und macht die eigenen Prozesse ganz nebenbei schneller, fehlerärmer und transparenter.

Und wer den Schwung nutzt, denkt gleich einen Schritt weiter. Dieselbe Struktur, die eine E-Rechnung effizient macht, entlastet auch HR und Lohnverrechnung. Genau dort setzen wir bei Nidomas an: Wir bringen Ordnung und System in Ihre Personalprozesse, damit die tägliche Arbeit läuft, während Sie den Kopf für das Wesentliche frei haben. Wenn Sie Ihre HR-Abläufe auf denselben verlässlichen Stand bringen möchten, sprechen Sie mich gern an.